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| 仕事が速くなる プロの整理術 | |
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紙の情報は、読みやすく、書き込みやすい。デジタル情報は、検索しやすく、持ち歩きやすい。そのベストミックスで、情報を網羅的に整理する。
「感想」
トリンプを19期連続増収増益、残業ゼロに導いたカリスマ経営者、吉越浩一郎さんの書かれた、整理術。
書類のファイリングによる整理方法、デッドライン管理、メール管理方法、gmailやグーグルカレンダーなどの利用方法などが説明されています。
比較的細かな内容まで掘り下げて書かれており、実践しやすいないようになっていると思います。
イラストなど図解でわかりやすく書かれており理解もしやすい本です。
一番のポイントはメリタ式という書類を締め切り日にあわせ日付順に管理するという整理術だと思います。
かなり、細かな管理ですので、徹底してここまでするのはまねできるかどうかという部分もありますが、日付並びの管理というのは参考になります。
整理術に興味のある方はもちろん、デスク、メールの整理などがうまくないという人にぜひ読んでもらいたいと思います。
-----引用開始（以下引用です）-------------------------------------------
「著者まえがき」
書類を整理する方法の｢世界的な名作｣
私はその昔､メリタというドイツ企業に勤めていた時代に､書類を整理する素晴らしい方法と出会いました｡
書類を｢仕事の締め切り日｣によって日付順に収納するのです｡
ドイツ人らしい合理的な発想で編み出された、シンプルで実用的な方法です｡
ビジネスの現場にあふれる情報を整理するための｢世界的な名作｣だと思います｡
私はこれに自分なりの工夫を加えて、トリンプ･インターナショナル･ジャパンの社長時代にフル活用しました｡
仕事をスピードアップさせるためです｡
その結果､トリンプは｢残業ゼロ｣と｢19期連続増収増益｣を実現できました｡メリタ式の整理術によって､会社全体を効率よく動かすことができたのです｡
紙を使って情報を整理するこの方法は､私の仕事術の骨格をなすものです｡
紙のサイズをA4に統一し､クリアファイルに入れ､日付順に収納する｡あちこちに散らばりやすい書類をすっきり整理することができます｡
｢仕事に必要な文書をすぐに取り出せる｣｢自分のメモなどを漏れなく整理できる｣という情報整理の必要条件を備えていて、どんなに仕事が錯綜したときでも､滞りなくビジネスリーダーとしての役割を果たすことができました｡
A4の紙はメールと相性が良いコミュニケーション手段の主役がメールになった現在､メリタ式の整理術はますます便利な仕組みとして役立っています｡
なぜなら､メールをプリントするときにはA4の紙を使うからです｡
メールをそのまま情報整理の仕組みに乗せることができます｡
2006年末をもってトリンプを離れ､個人事務所の代表として講演などの活動に軸足を置くようになってからは、自分の仕事をいかに効率よく進めるかという視点で､情報整理の方法をさらに進化させました｡メリタ式の書類整理術を残しつつ､｢Gメール｣｢グーグルカレンダー｣｢ｉＰｈｏｎｅ｣を取り入れたのです｡
Gメールはグーグルが開発したウエブメールのサービスです｡これは本当に便利です｡
アクセス性が高く､容量が大きく､検索機能に優れているので､デジタル情報をウェブ上で一元的に扱えます｡そして､アップルの携帯電話､iphOneからアクセスして､いつでもどこでも必要な情報を取り出すこともできます｡
このGメールに紙の情報を必要に応じて乗せていきます｡紙をスキャンしてデジタル化し､Gメールに送るのです｡
その際にスキャナーにかけやすいという点でも､A4の紙は優れています｡A4の紙とGメールは非常に相性が良いのです｡
同じく､グーグルが開発したウエブ上のスケジュール帳であるグーグルカレンダーは、私の行動予定の管理法を変えました｡
事務所のスタッフが仕事の予定を入力してくれると､その最新情報をすぐに確認できます｡
ｉＰｈｏｎｅからアクセスして最新版のスケジュールをチェックすることもできます｡おかげで私は手帳に行動予定を書き込むのをやめてしまいました｡
私の情報整理の枠組みは､次の4点に集約することができます｡
･A4の紙は､アナログ形式で情報を整理する機能的なツールである。
･Gメールとグーグルカレンダーは､デジタル形式で情報を管理する強力なツールである｡
･iPhoneはデジタル情報をチェックする上で､便利なツールである。
･A4の紙と･IPhOneを組み合わせることによって、情報を網羅的に扱うことができる｡
メリタ式の書類整理術は､紙という汎用ツールを使う実用的で確実な方法です｡
一方､Gメールなどのデジタルツールは､仕事の機動力を高めることに役立ちます｡
これを組み合わせて使うことによって、私はさらに情報整理の理想に近づいたと思っています｡
仕事のプロになるには整理のスキルアップが必須本書では､私の情報整理術を解説します｡
パートIでは､資料やメールを整理することがいかに重要かを解説した上で､整理術の基礎となる｢紙の使い方｣を説明します｡
｢紙の使い方なんて､教えてもらわなくても知っている｣と思っているのではないでしょうか｡
でも、多くの人は､極めて機能的なツールである紙を使いこなすことができず､ムダにしているのです｡
紙を使う目的と方法を明確にするだけで､仕事の進め方は劇的に進歩して効率が上がり、どんどんスピードアップしていきます｡
パート2では、メリタ式の書類整理術を基にして私が編み出した方法を具体的に説明します｡
30年前から使っている方法で､基本的なところは何も変えていませんが､ビジネスにおける｢スピード｣の重要性が高まるとともに､メリタ式の書類整理術はますます輝きを増しています｡
パート3では､図解術を取り上げます｡図解はコミュニケーション能力と論理的思考力を磨く強力な武器になります｡その具体例として､私の仕事論を図解します｡取り上げる
テーマは､次の三つです｡
･｢仕組みづくり｣で成果を伸ばす1 成長を続けるビジネスリーダーになる
･そのためにデッドライン管理をする1 会社を立て直すビジネスリーダーになる
･｢60%oK｣なら次の一歩を進める1 世の中を変えるビジネスリーダーになる
パート4では､アナログ情報とデジタル情報を組み合わせるオフィス術を紹介します｡
私の事務所で､仕事の情報をどのように整理しているか､実際の状況をお見せします｡
パート5では、整理術を活かす働き方に触れます｡問題解決の方法､情報共有の意義､組織力の高め方など､ビジネスリーダーを目指す人にとっての必須事項を取り上げます｡
このパートは､｢日経ビジネスアソシエ｣に2年前まで連載された私のコラムを再編集したものです｡
本書で取り上げる情報整理術は、簡単で実用的な方法です｡誰でもすぐに始められる方法です｡私の方法をそっくり真似することもできると思います｡自分なりに改良すること
もできるでしょう｡仕事の内容や働き方に合わせて､いろいろ応用できると思います｡
｢何のために情報を整理するのか｣をしっかり意識してください｡
仕事をスピードアップするといった目的を明確にすることで､自分に合った情報整理の方法も見えてきます｡
それが成果に結びつくのです｡
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「目次」
１ 整理術の基礎―「情報整理バブル」から抜け出し、実用的でシンプルな仕組みを作る
（紙をなくせない理由／Ａ４の紙とメールの相性が良い理由／とデジタルの利点と欠点アナログ）
２ メリタ式の書類整理術―「やるべきこと」をＡ４の紙で一元管理する
（紙を整理するルールを決めて、必ず守る／紙に書き込みをすることでムダを省く／紙で仕事の流れを最後までフォローする／紙とプロジェクターを使い会議では即断即決）
３ 図とイラストの描き方―「伝えるべきこと」を図解してロジカルに仕事を進める
（図解すれば自分も相手も頭すっきり／図解の具体例―ビジネス成功の三つの鉄則／ロジカルに考えればイラストも描ける）
４ アナログとデジタルの融合―ＧメールとグーグルカレンダーにｉＰｈｏｎｅからアクセスする
（Ｇメールとグーグルカレンダーで「紙の欠点」を補う／ｉＰｈｏｎｅで情報を持ち歩く／私の事務所の実際の状況）
５ 整理術を活かす働き方―「質問」で行動を整理する
（「なぜ」を繰り返してロジカルに答えを見つける／「誰が・何を・いつまでに」を決めてスピーディーに問題解決／すべての情報を公開して問題を未然に防ぐ／ゴールをイメージしてチームを動かす）
-----引用終了-----------------------------------------------------------
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[著者］
吉越浩一郎（ヨシコシコウイチロウ）
１９４７年千葉県生まれ。ドイツ・ハイデルベルク大学留学後、７２年に上智大学外国語学部ドイツ語学科卒業。極東ドイツ農産物振興会、メリタジャパン、メリタカフェを経て、８３年にトリンプ・インターナショナル（香港）に入社。８６年にトリンプ・インターナショナル・ジャパンのマーケティング本部長に転じ、８７年に代表取締役副社長、９２年に代表取締役社長。２００６年に退任。トリンプ・インターナショナル・ジャパンの社長在任中に、１９年連続増収増益を達成。２００４年には「平成の名経営者１００人」（日本経済新聞社）の１人に選出された。現在は吉越事務所代表。経営革新を断行して業績を飛躍的に伸ばしたプロ経営者としての経験を活かし、企業向けの講演などを中心に活動している
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インフルエンザが猛威をふるい始めています。
うがいと手洗いを忘れずに。
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お子様の完治良かったですね〜(^o^)
とおもったら今度はお父さんにうつっちゃったんですか(~~;;
よくあるパターンですけど家族でぐるぐる風邪のうつし合いをしていつまでたっても誰かが風邪ひいてるなんてことにならないようにお気をつけてくださいませ(^o^;;
お大事にしてくださいね♪
午後は突然の嵐になりました。
家に帰るとベランダの植木鉢が全部倒れていました。
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うちの子は、今日は風邪かなにかで病院で注射を打って寝込んでおります。
急に寒くなっているので、気をつけないといけないですね。
こないだメールありがとうございます。
同じ広島なんですね。
一度ランチとか行きませんか？
お風邪のほうはいかがですか？(>_<)
お大事にしてくださいね(^o^)
半減ボーナス（笑）がでたので今日はお歳暮をお世話になった人と親戚、両親に贈りました♪
ふぅぅ えらい出費じゃ(T_T)
病気や怪我をしていると時間があるのでパソコンもたっぷり出来る・・・と思うけど気力がなえちゃって何も出来ないものですよね〜(~~;;←コヤツもよくあるのです(^^ゞ
しかし、著者さんからのコメントとか とっても内容が充実してきましたね〜♪
社会的貢献度も高いですね(^o^)←やや・・・というかだいぶ低いやつ(^^ゞ
今日はこの冬一番の寒さだったとか
横浜もいよいよ冬本番という感じです。
そちらはいかがでしょうか。
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今朝も寒かったです。
明日は寒さは緩みますが天気が悪くなりそうです。
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